Vorbereitung
Wenn Sie Druckvorlagen selbst erstellen möchten, sollten Sie sich unbedingt danach erkundigen, welche Dateien von Ihrem Drucker verarbeitet werden können, bevor Sie anfangen. Unter Umständen ist es sogar erforderlich eine Reihe technischer Details zu klären, um zu vermeiden, dass stundenlange Arbeit umsonst war.

Einfarbige Drucksachen
... sind bei der Gestaltung an sich unproblematisch, aber wählen Sie als Farbe für die zu druckenden Elemente immer schwarz, egal in welcher Farbe später gedruckt werden soll und wandeln Sie farbige Fotos / Logos / Zeichnungen u.ä. in Graustufen um. Viele Farben sehen gleich aus, wenn sie in Graustufen umgewandelt werden. So können Sie eventuell erforderliche Änderungen vornehmen bevor ihre Datei in Druck geht.

Mehrfarbige Drucke
Wenn Sie Vorlagen für farbige Drucke selbst erstellen möchten, sollten Sie zumindest den Unterschied zwischen Schmuckfarben (HKS,  Pantone) und Skalenfarben (CMYK) kennen - sonst wird Ihr Sparprogramm schnell zur Kostenfalle!

Dateien
Für die Übergabe der Druckdaten an Ihre Druckerei hat sich das PDF-Format bewährt. Vorausgesetzt bei der Erstellung der Datei wurden alle erforderlichen Bedingungen eingehalten, können Sie davon ausgehen, dass Ihre Druckerzeugnisse so aussehen, wie Sie sie angelegt haben - egal mit welchem Programm Sie die Rohdaten erzeugt haben. PDF-Dateien können zudem von Ihrer Druckerei leicht geprüft werden (Schriften vorhanden? Farbsystem korrekt? Auflösung in Ordnung?). Bei anderen Dateien geht das in aller Regel nicht.

Haben Sie keine Möglichkeit PDF-Dateien (fehlerfrei) zu erzeugen, sollten Sie das Programm nach der gestellten Aufgabe auswählen. Jede Programmgruppe hat Ihre Berechtigung, weil sie Besonderheiten aufweist, die für ganz bestimmte Bearbeitungsgänge vorteilhaft sind. Viele Programme sind in der Lage Funktionen anderer Programmgruppen nachzubilden, aber natürlich ist keines so perfekt, wie die Spezialisten.
Und: egal, wie gut Sie mit Ihrem Programm zurecht kommen ... wenn Sie keine Dateien erzeugen können, die vom Druckdienstleister verarbeitet werden können, ist es wertlos.

Grundsätzlich kommen für die Druckvorbereitung drei verschiedene Programmgruppen zum Einsatz:

Textverarbeitungsprogramme
Auch wenn alle Textverarbeitungsprogramme heute mehr können, als eine elektronische Schreibmaschine, sollten Sie diese dann, wenn die Daten außer Haus verarbeitet werden müssen, nur als Textverarbeitung benutzen, nämlich zur Texterfassung. Wenn mehr erforderlich ist als Fettdruck und Unterstreichungen oder Formatierungsänderungen (zum Beispiel Änderung der Zeilenumbrüche) problematisch sind, muss von einem Textverarbeitungsprogramm abgeraten werden!

Grafikprogramme
Zur Erstellung grafischer Elemente oder zur Verarbeitung von Fotografien und Zeichnungen kommen Grafikprogramme zum Einsatz
Die Grafikprogramme werden nochmals in zwei Gruppen unterteilt:

• Bildbearbeitungsprogramme / Malprogramme
  zur Erstellung/Bearbeitung von Malereien und Fotos
  Diese Programmgruppe arbeitet pixelorientiert, das bedeutet, dass jedes Bild in eine bestimmte Menge von Punkten aufgeteilt und für jeden dieser Punkte eine Farbinformation gespeichert wird.
• Zeichenprogramme / CAD-Anwendungen
  zur Erstellung / Bearbeitung von (Konstruktions-)Zeichnungen
  Diese Programmgruppe arbeitet objektorientiert, was in diesem Fall bedeutet, das für jedes Objekt, das in der Zeichnung enthalten ist, eine bestimmte Menge an Informationen gespeichert wird, aus denen das Objekt dargestellt werden kann (zum Beispeil für eine Linie: Anfangsposition, Endposition, Breite und Farbe).

Desktop-Publishing.Programme (DTP)
sind Spezialanwendungen für Layout-Aufgaben. Grundsätzlich werden mit anderen Spezialisten vorbereitete Dateien auf dem Arbeitsblatt zum fertigen Layoutbogen montiert. Unterschiedliche Dateiformate werden optimiert zusammengeführt. Sie vereinigen die Vorteile beider obiger Techniken durch die geschickte Kombination und liefern dazu noch die erforderlichen Textbearbeitungsmöglichkeiten. Zudem bieten sie reichlich Werkzeuge, die speziell für Layout-Aufgaben entwickelt wurden. Das nachträgliche Beschneiden von Bitmaps ohne die Ursprungsdatei zu ändern, Layoutoptimierung für spezielle Ausgabegeräte, Montage-Automatik und Farbseparierung sind nur einige davon.

Alle anderen Programmgruppen spielen kaum eine Rolle oder sind gänzlich ungeeignet für die Druckvorbereitung. Obwohl Ihre Druckerei heute aus vielen gängigen Büro-Programmen heraus Druckdaten erzeugen kann, sollten Sie auf den Einsatz obiger Programme nur verzichten, wenn  es nicht anders geht.

Besonders der Einsatz von Bildbearbeitungsprogrammen (PicturePublisher, PhotoShop, WindowsPaint, Gimp und andere) sollte nur dann erfolgen, wenn unbedingt erforderlich - nämlich bei der Verarbeitung von Fotos. Die Bildformate (Bitmaps), in denen bei diesen Programmen abgespeichert wird (BMP, TIFF, TIF, JPEG, JPG, IMG, PSD, ...), bringen nämlich einige Nachteile mit.
Zum einen muss bereits beim Anlegen der Datei die Auflösung angegeben werden. Das Bild wird daher bereits bei der Anlage auf ein bestimmtes Ausgabemedium optimiert - das Übertragen auf andere Geräte ist in aller Regel mit deutlichen Qualitätseinbußen verbunden. Bilder, die für den Einsatz im WEB optimiert wurden, sind für den Druck gänzlich unbrauchbar!
Zum andern ist mit dem Einsatz von Bildformaten in aller Regel eine gigantische Dateigröße verbunden. Hierdurch steigen die Verarbeitungszeiten und die Fehleranfälligkeit um ein Vielfaches - und damit die Kosten.

Benutzen Sie möglichst Grafikprogramme, die vektororientiert arbeiten (Corel Draw, Adobe Freehand, Micrografx WindowsDraw o.ä.), wenn Sie Zeichnungen, Diagramme, Texte und Fotos gleichzeitig verwenden möchten.
Das Vektorformat hat den Vorteil, dass (gegenüber dem Bitmap) die Abbildungsqualität um ein vielfaches steigt - bei gleichzeitig deutlich kleinerer Datei. Wie das kommt? Nun, das sei an einem kurzen Beispiel erklärt: Nehmen wir an, Sie möchten eine Linie in der Farbe y und mit der Breite x von a nach b ziehen. Dann wird vom Bildbearbeitungsprogram berechnet, an welchen Positionen des Bildes ein bestimmter Punkt in dieser Linienfarbe eingefärbt werden muss. Für jeden Punkt, der von der Linie überdeckt wird, muss nun der entsprechende Farbwert abgespeichert werden, dessen Platzbedarf von der gewählten Farbtiefe (Anzahl darstellbarer Farben) abhängt. Wenn Sie ein Bild mit der Farbtiefe “256 Farben” anlegen, benötigen Sie für jeden Punkt des Bildes genau 1 Byte (Speicherstelle), bei “65536 Farben” benötigen Sie 1 Wort (Word, 2 Byte) und bei “Millionen von Farben” benötigen Sie ein Doppelwort (dWord, 4 Bytes). Wenn Sie ein Bild mit der Größe 4 x 6 Zoll (ungefähr 10 x 15 cm)  mit einer Auflösung von 100dpi und 65536 Farben anlegen, benötigen Sie also 4(Zoll)x100(dpi)x6(Zoll)x100(dpi)x2(Word) Bytes = 480.000 Bytes, also ~480KB. Diese Auflösung ist aber für den Druck noch zu gering. Für Fotos sollte sie 200dpi, für Zeichnungen oder Texte 400dpi betragen. Bei Texten betrüge die Dateigröße also 4x400x6x400x2 = 7.680.000 Byte, also ~ 7,6 MB. Eine DIN A4-Seite benötigt mit diesen Einstellungen ~8,5x400x11,5x400x2 ~ 31 MB; egal wieviel Sie von diesem Platz genutzt haben. Einige Dateiformate bieten zwar die Möglichkeit zur verdichteten Speicherung, aber das Beispiel soll auch nur als Orientierung dienen.

Im Gegensatz dazu benötigt ein Vektorprogramm vereinfacht gesagt nur folgende Informationen: - welches Werkzeug (Linie), - Startpunkt (a), Endpunkt (b), Breite (x) und - Farbe (y). Wenn man davon ausgeht, dass für jede dieser Information ein Doppelwort benötigt wird (viele Millionen Möglichkeiten), braucht das Vektorprogramm genau 20 Byte für das Speichern. So oder so ähnlich werden auch alle anderen Elemente gespeichert. Welcher Punkt nachher in welcher Farbe eingfärbt wird, wird zum Zeitpunkt der Ausgabe speziell für das Ausgabegerät berechnet. Und das immer in gleichbleibender Qualität - egal, ob auf eine Briefmarke oder ein A0-Plakat gedruckt werden soll!